سیستم‌های اتوماسیون اداری

بی‌گمان برپایی اتوماسیون اداری در سازمان‌ها، پیامدهای گریزناپذیری خواهند داشت؛ اما دامنه این پیامدها چیست و مرز آن کدام است و به ویژه، چه بخش‌های، و ابزارها و سیستم‌هایی را در بر دارد؟

در این نوشتار کوشش شده است تا ـ پس از شناخت کوتاه ـ ابزارها و سیستم‌های جانبی اتوماسیون اداری شناخته شود.

پیش گفتار

مجموعه سیستم‌های نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و مخابراتی، که امکان گردش اطلاعات الکترونیکی را به صورت بدون کاغذ، میان کاربران درون و بیرون سازمان بر پایه اطلاعات رسمی و غیر رسمی مبتنی بر سیستم‌های کاربردی و غیر از آن فراهم می‌سازد، سیستمم خودکار اداری (OAS) گویند.

سیستم اتوماسیون اداری وظیفه برقراری ارتباطات درون سازمان و نیز ارتباطات کارمندان با بیرون از سازمان را بر عهده دارد. ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت‌ها و کیفی کردن کار کمک می‌کند.

پردازشگرهای متن، پست الکترونیکی، ارسال صدا و فکس، کنفرانس صوتی و تصویری، از ابزارهایی هستند که می‌تواند در این مجموعه به کار رود.

جایگاه OAS در ساختار سیستم‌های اطلاعاتی

همانگونه که در شکل 1 دیده می‌شود، سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل و مدیریت فرآیندها تشکیل شده، که با سیستم دبیرخانه، سیستم‌های پردازش عملیات و سیستم بایگانی اسناد در ارتباط است. بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری همه کارهای سازمان با سیستم‌های نرم‌افزاری سازماندهی می‌شود.

امروزه با مدیریت فرآیندها در یک سیستم جامع نرم‌افزاری می‌توان همه کارهای یک سازمان را به کمک ابزارهای پیش گفته، به خوبی سازماندهی کرد.

 همانگونه که در شکل 2 نشان داده شده است، می‌توان با سیستم مدیریت فرآیند، گردش فرم‌هایی که در سیستم‌های پردازش عملیات (TPS) وجود دارند را در سیستم کارتابل به انجام رساند. بدین ترتیب، بدون نیاز به فرم‌های کاغذی، تأییدهای دلخواه هر فرم تعریف می‌شود و با گردش آن در سیستم کارتابل، هر فرآیند تکمیل می‌شود. بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از به کارگیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است، اما به هر حال بخشی از آن به شمار می‌رود، ضمن آنکه باید توجه داشت که با به کارگیری سیستم‌های یکپارچه که  در آن همه فرآیندهای سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند، می‌توان به سوی سازمانی کامل حرکت کرد که هدف آن، گردش اطلاعات سریع، به موقع، با اطمینان و بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ، خواهد بود.

در شکل 1، ساختار اطلاعاتی سیستم‌های اطلاعاتی نشان داده شده است و همانگونه که دیده می‌شود، سیستم اتوماسیون اداری در صورتی می‌تواند به طور کامل استقرار یابد که زیر ساخت درست در سازمان ایجاد شده باشد.

در واقع اتوماسیون اداری ناب، زمانی صورت واقع به خود می‌گیرد که شبکه ارتباطی، بستر نرم‌افزار و سخت‌افزار، سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها، سیستم‌های پردازش عملیات و سیستم‌های کاری مبتنی بر دانش فنی در یک سازمان به درستی به کار گرفته شود و در این صورت است که گردش اطلاعات سریع، به موقع و با اطمینان در سازمان انجام می‌گیرد و بر پایه آن می‌توان به لایه‌های بالای سیستم‌های اطلاعاتی دست یافت. بدین منظور، در ادامه به تعریف هر یک از مفاهیم یاد شده خواهیم پرداخت.

شبکه ارتباط اطلاعاتی

بستری است که به کمک آن می‌توان اطلاعات ایجاد شده توسط یک واحد سازمانی را در اختیار دیگر بخش‌ها نیز قرار داد.

ارتباط اطلاعاتی: حرکت اطلاعات یا داده از یک نقطه به نقطه دیگر است که به کمک ابزارهای الکتریکی، الکترونیکی، کابل‌های فیبرنوری یا سیگنال‌های مایکروویو (Wireless) انجام می پذیرد.

انواع شبکه ارتباط اطلاعاتی: مجموعه‌ای است از ابزارها و وسایل متصل شده به یکدیگر که وظیفه ارتباط اطلاعاتی را به عهده دارند.

1ـ WAN

گستره‌ای جغرافیایی را با استفاده از ابزارهایی مانند تلفن‌های راه دور، ماهواره و کابل‌های زیر دریا پوشش می‌دهد. WAN معمولاً از کامپیوترهای مرکزی (HOST) و سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای ارتباطی گوناگون تشکیل می‌شود. نمونه‌های کاربرد WAN را می‌توان در بانک‌ها و سیستم رزرو بلیت خطوط هوایی یافت.

2ـLAN

گستره کوچکتری را پوشش می‌دهد؛ اما این تفاوت کم‌کم روی به تغییر دارد، چرا که دامنه LAN رو به گسترش است. LAN چند کامپیوتر شخصی ـ که در یک منطقه کوچک قرا ردارند ـ را به یکدیگر پیوند می‌دهد، مانندکامپیوترهایی که در یک یا چند ساختمان نزدیک به هم جای دارند.

سخت افزار و نرم افزار شبکه

شامل مجموعه سخت‌افزار و نرم‌افزارهایی است که در شبکه استفاده می‌شود. سخت‌افزار، دو گونه سرور و کاربر را در بر دارد و نرم‌‌افزار نیز شامل سیستم‌ عامل سرور و کاربر است.

سخت افزارها از یک کامپیوتر مرکزی ـ که می‌تواند یک کامپیوتر شخصی پرقدرت با یک کامپیوتر کوچک باشد ـ و کامپیوتر کاربر ـ که بیشتر کامپیوتری است که می‌توان پایین‌تری از کامپیوتر مرکزی دارد ـ تشکیل می‌شود.

نرم‌افزار سیستم عامل کامپیوتر مرکزی می‌تواند یونیکس، ویندوز NT یا 2000، ناول نت‌ور و لینوکس باشد. سه گونه آخر از این سیستم عامل‌ها در نرم‌افزارهای نوین به کار می‌رود. نرم‌افزار کامپیوتر کاربر نیز می‌تواند سیستم عامل ویندوز 98، 2000 یا XP داشته باشد.

سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها

در تعریف ساده، نرم‌افزاری است که وظیفه تمرکز، مدیریت و دسترسی به اطلاعات در برنامه‌ها را امکان‌پذیر می‌سازد. هم‌اکنون، در بانکهای اطلاعاتی MS SQL Server و Oracle بیشترین کاربران جهان را دارند.

سیستم‌های پردازش عملیات

سیستم‌های نرم‌افزاری پایه در کارهای بازرگانی هستند که در سطح اجرای یک سازمان به کار گرفته می‌شوند. این سیستم‌ها آنقدر برای یک سازمان مهم هستند که از کار افتادن آنها، به مدت حتی چند ساعت ـ برای سازمان یا سازمانهای وابسته ـ اشکالات بنیادین ایجاد می‌کند. نمونه‌ای از این سیستم‌ها عبارتند از: سیستم فروش، رزرواسیون هتل، حقوق و دستمزد.

سیستم‌های پردازش عملیات در حوزه‌های مالی، منابع انسانی، تکنولوژی، بازار و اطلاعات مدیریت‌ جای می‌گیرند و از طریق یک بانک اطلاعاتی با یکدیگر به تبادل اطلاعات می‌پردازند.

سیستم‌های کاری مبتنی بر دانش فنی

این نوع سیستم‌ها (ایستگاه‌های طراحی مهندسی و علمی) وظیفه ایجاد دانش نوین را به عهده دارند و این اطمینان را ایجاد می‌کنند که دانش نوین و تجربه‌‌های تکنیکی با فرآیند کسب و کار سازمان یکپارچه شده است.

بنابراین اگر بتوان کلیه مدارک ـ از مهندسی علمی تا مدارک معمول ـ یک سازمان را به گونه‌‌ای سامان داد که اطلاعات ایجاد شده در یک پایگه داده ذخیره شود. می‌توان انتظار داشت که هر سیستم بنابر نیاز خود از مجموعه اطلاعات به وجود آمده استفاه می‌کند.

به همین منظور در صورتی که سیستم بایگانی اسناد به گونه‌ای سازماندهی شود که بتواند به کمک نرم‌افزارهایی ـ مانند فتوشاپ و اتوکد ـ فایل‌های ساخته شده توسط آنها را استفاده کند، نیاز به اسکن و نگهداری برگه‌های چاپ شده آنها نخواهد بود و در نتیجه می‌‌توان مستندات ایجاد شده در یک سازمان را مدیریت کرد.

سیستم مدیریت اطلاعات

با یک نگاه به این سیستم، می توان وضعیت کلی یک سازمان را، با توجه به اهداف تعیین شده برای سازمان، وضعیت کنونی (اطلاعات موجود در TPSها) و ارزیابی آنها دریافت.

در این سیستم‌ رنگ یک حوزه با توجه به وضعیت آن نسبت به اهداف مشخص شده برای آن مشخص می‌گردد. برای نمونه اگر یکی از اهداف تعیین شده در حوزه بازار، میزان ریالی و فروش باشد، سیستم با

جمع‌آوری اطلاعات موجود در سیستم فروش و مقایسه آن با هدف تعیین شده می‌تواند بگوید که هدف به دست آمده یا نه؟ و با تعیین میزان اختلاف هدف با واقعیت، را تعیین کند.

سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری از مدل‌های برنامه‌ریزی خطی و غیر‌خطی یا مدل‌های تصمیم‌گیری مدیران درباره یک مسأله ویژه استفاده می‌کنند. مدل‌های برنامه‌ریزی خطی و غیر‌خطی به منظور تعیین استفاده بهینه از منابع در اختیار سازمان، برای دستیابی به یک هدف ویژه به کار می‌روند. برای نمونه می‌توان مدل‌های سرانگشتی DEA, AHP, QFD را نامن برد.

QFD

مدلی است که در آن با استفاده از اطلاعات سهم بازار سازمان، وضعیت رقیبان، سهم بازار تازه و همچنین زنجیره ارزش نسبت به تعیین میزان سرمایه‌گذاری برای رسیدن به سهم جدید بازار تصمیم‌گیری کرد.

DEA

در این مدل می‌توان اطلاعات گردآوری شده کارمندان یا بخش‌های سازمان را پس از یکسان‌سازی آنها، به عنوان ورودی استفاده کرد که پس از حل مدل می‌توان نتایج مربوط به مقایسه انجام شده میان کارمندان یا بخش‌ها را دید. خروجی ایجاد شده در این مدل نشان دهنده آن است که کدامیک از کارمندان یا بخش‌ها ـ با توجه به منابعی که استفاده کرده‌اند ـ بهترین خروجی یا تولید را داشته‌اند.

AHP

یکی از روشهای ریاضی پشتیبانی تصمیم‌گیری مدیران است که از میان گزینه‌های گوناگون را درجه اهمیت و اولویت عوامل آن در مقایسه با یکدیگر وزن‌گذاری کرده، بهترین گزینه‌ها را با اولویت محاسبه و پیشنهاد می‌کند. مانند پیشنهاد خرید چند ویدیو پروژکتور با عوامل قیمت، خدمات پس از فروش، معروفیت مارک و توانایی‌های دیگر.

سیستم‌ مدیران اجرایی

در این سیستم، هدف تعیین اثرات تصمیمات مدیریت در روند اجرای حوزه تصمیم است. در این سیستم با استفاده از گراف، روند کار در یک حوزه پیش و پس از تصمیم‌گیری نمایش داده می‌شود که با مقایسه آنها می‌توان به این نتیجه رسید که تصمیم اتخاذ شده در روند اجرایی چه اثری داشته است.

ERP

گونه‌ای روش اجرا و پیاده‌سازی سیستم‌های جامع در سازمان‌ است که  با توجه به رویه‌های استاندارد موجود در سیستم‌های جامع یکپارچه، سازمان استفاده کننده رویه‌های موجود خود را با این رویه‌های استاندارد مطابقت می‌دهد. از سوی دیگر نیازهای اطلاعاتی ـ که برای هر صنعت باید به گونه‌ای ویژه در نظر گرفته شود را نیز در سیتم‌های نرم‌افزاری اعمال می‌کند.

بهترین تجربه‌ها در فرآیندهای کسب و کار

رویه‌های استانداری هستند که درون سیستم‌های یکپارچه وجود دارند. این رویه‌ها با استفاده از مدیریت فرآیندها می‌توانند ـ با توجه به نیاز سازمان ـ توسط کاربر بر پایه نیاز، متناسب شوند.

با به کارگیری سیستم‌های یکپارچه می‌توان به سوی سازمانی کامل حرکت کرد که هدف آن، گردش اطلاعات سریع، به موقع، با اطمینان و بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ، خواهد بود